Effektiv dokumenthåndtering i Faaborg-Midtfyn Kommune
For at sikre en mere effektiv arbejdsdag, ensartet kommunikation og øget medarbejdertilfredshed har Faaborg-Midtfyn Kommune implementeret Omnidocs Create. Løsningen gør det lettere at oprette breve, notater og præsentationer, samtidig med at den frigiver tid til kerneopgaver. Med standardiserede skabeloner og dynamiske felter reduceres den manuelle redigering, hvilket både sparer tid og sikrer en professionel og genkendelig kommunikation.
En strategisk investering for Faaborg-Midtfyn Kommune
Faaborg-Midtfyn Kommune stod overfor udfordringer vedrørende deres nye visuelle kommunikation, hvor det var afgørende at sikre, at designguiden blev fulgt konsekvent på tværs af hele organisationen.
Med en stigende bekymring for visuel genkendelighed, især i lyset af stigende tilfælde af svindel og kommunikationsbedrageri, opstod behovet for en tidsbesparende, brugervenlig og let implementerbar løsning. Derudover opstod der også et større krav om tilgængelighed, hvilket øgede behovet for at handle på området. Formålet var at frigøre medarbejdernes tid fra administrativt arbejde, så de i stedet kunne fokusere på deres kerneopgaver, samtidig med at man sikrede overholdelse af retningslinjerne for inkluderende digital kommunikation.
”Med Omnidocs Create* har vi fået et værktøj, som gør det hurtigt, nemt og smart at anvende skabeloner i vores primære systemer.
Dette har ført til høj tilfredshed blandt de medarbejdere, der allerede har haft mulighed for at arbejde med softwaret, idet det nu er let og ubesværet at oprette breve, notater og PowerPoint-præsentationer. Dette er blandt andet med hjælp fra løsningens dynamiske felter, som gør, at medarbejderen skal redigere meget mindre i de brevskabeloner, som de anvender dagligt.”
Steffen Boye Uhrenholdt
ESDH-konsulent og IT-projektleder på DynamicTemplate samt Assist (Assist Pro)
Faaborg-Midtfyn Kommune
Medarbejdertilfredshed og effektivitet
Deres medarbejdere forventer at opleve markant forbedring i deres daglige arbejde takket være Omnidocs Create. De har nu adgang til et værktøj, der hurtigt, nemt og intelligent opretter breve, notater og PowerPoint-præsentationer. En nøglefaktor i denne forbedring er anvendelsen af løsningens dynamiske felter, hvilket reducerer behovet for manuel redigering af brevskabeloner. Dette er nu ved at blive implementeret og har udsigter til en stigning i medarbejdertilfredsheden, da arbejdet nu er mere effektivt og mindre besværligt.
Ensartet kommunikation
Implementeringen af Omnidocs Create har også til formål at skabe en positiv indvirkning på deres kommunikation med borgere og virksomheder. Ved at bruge Omnidocs Create i kombination med hjælpeværktøjet Assist Pro vil de sikre, at deres breve til borgerne og virksomheder er tilgængelige og let forståelige. Denne ensartethed i deres kommunikation vil kunne mærkes af både, borger, virksomheder og eksterne samarbejdspartnere. Synergien skaber genkendelighed og professionalisme omkring Faaborg-Midtfyn Kommune.
Frigivelse af tid og fokus på kerneopgaven
Faaborg-Midtfyns beslutning om at implementere Omnidocs Create var ikke primært baseret på økonomiske eller ressourcemæssige besparelser. Det var snarere en strategisk beslutning om at frigøre tid hos hver enkelt medarbejder, så de kan fokusere mere på deres kerneopgaver. Selvom det er udfordrende at kvantificere de nøjagtige besparelser, forventer de en mærkbar frigivelse af tid, som nu kan bruges til at levere bedre service til deres borgere og virksomheder. Dette understøtter deres mål om at forbedre kommunikationen samt styrker kommunens effektivitet.
Kommunen har ca. 1000 brugere, der arbejder med brev- og notatskabeloner, der får glæde af tidsbesparelserne. Gennem arbejdet med Omnidocs Create ligger der en forhåbning om at kunne frigøre ca. 7 -10 årsværk, hvilket betyder frigivelse af tid til de ansattes kerneopgaver.
Softwaret har vist sig at være et værdifuldt redskab, selvom det endnu ikke er fuldt implementeret, der går ud over blot økonomiske gevinster og bidrager til en mere serviceorienteret Faaborg-Midtfyn Kommune.
*DynamicTemplate blev til Omnidocs Create i 2025
Kontakt
Effektiv dokumenthåndtering med Omnidocs Create
Faaborg-Midtfyn Kommune har med Omnidocs Create fået en løsning, der spar tid, sikrer ensartet kommunikation og frigør medarbejdere fra administrativt arbejde. Med dynamiske skabeloner og automatisering bliver det lettere end nogensinde at oprette professionelle dokumenter.
