Kalundborg case
Create samler sagsbehandlingen i Kalundborg
Kalundborg Kommune omfavner det sjællandske nordvestkystområde og agerer som et travlt handelsog oplandscentrum.
Med kommunens knap 50.000 borgere har de 3.800 ansatte i kommunen en stor udfordring, når det kommer til at opnå en effektiv og ensartet sagsbehandling.
Dokumentgenering løser udfordringerne
Kalundborg Kommune bruges, som i mange andre kommuner, en lang række af forskellige fagsystemer til forskellige arbejdsområder.
Alle fagsystemer har egne sæt af skabeloner. Vedligehold på tværs af systemer var derfor en betydelig opgave, da ændringer individuelt skulle indføres i hver enkel skabelon. Udover et enormt vedligehold, oplevede de ansatte i Kalundborg en udfordring med at holde en rød tråd i kommunens design, da skabelonerne blev bygget op forskelligt fra system til system.
Udfordringen
For at løse de mange udfordringer valgte Kalundborg Kommune at implementere Omnidocs Create.
*Omnidocs Create er en skabelonløsning til Microsoft Office og 365, som bruges af 75% af danske kommuner. Skabelonløsningen fungerer som bindeled mellem alle fagsystemer, og automatiserer måden, dokumenter skabes.
Med integrationer til fagsystemer hentes al information direkte ind i Omnidocs Creates avancerede skabeloner og sagsbehandlerne har mulighed for at indsætte forhåndskrevne tekster fra et bibliotek. Det er dermed muligt at gå fra blankt papir til afsendt brev med ganske få klik og man undgår dermed de fejl, der kan opstå ved manuel indtastning af eksempelvis CPR-numre, adresser og anden persondata.
Med Omnidocs Create bruger Kalundborg Kommune nu blot 2 standardskabeloner til sagsbehandling på tværs af alle systemer. Vedligehold af design og informationer i skabeloner håndteres lokalt og er dermed blevet forenklet betydeligt.
”Omnidocs Create har gjort det muligt for alle afdelinger i Kalundborg Kommune at benytte de samme 2 skabeloner. Det har skabt et ensartet udtryk igennem kommunen uanset fagsystem.”
Jannie Johansen, Økonomikonsulent, Kalundborg Kommune
Løsningen
For at løse de mange udfordringer valgte Kalundborg Kommune at implementere Omnidocs Create. Omnidocs Create er en skabelonløsning til Microsoft Office og 365, som bruges af 75% af danske kommuner. Skabelonløsningen fungerer som bindeled mellem alle fagsystemer, og automatiserer måden, dokumenter skabes.
Med integrationer til fagsystemer hentes al information direkte ind i Omnidocs Creates avancerede skabeloner og sagsbehandlerne har mulighed for at indsætte forhåndskrevne tekster fra et bibliotek. Det er dermed muligt at gå fra blankt papir til afsendt brev med ganske få klik og man undgår dermed de fejl, der kan opstå ved manuel indtastning af eksempelvis CPR-numre, adresser og anden persondata.
Med Omnidocs Create bruger Kalundborg Kommune nu blot 2 standardskabeloner til sagsbehandling på tværs af alle systemer. Vedligehold af design og informationer i skabeloner håndteres lokalt og er dermed blevet forenklet betydeligt.
*I 2025 ændrede DynamicTemplate navn til Omnidocs Create
Omnidocs Create
En fremtid med effektiv dokumenthåndtering
Kalundborg Kommune har forenklet deres dokumentprocesser med Omnidocs Create – en skabelonløsning, der automatiserer og standardiserer arbejdet på tværs af systemer. Med kun to standardskabeloner kan sagsbehandlere nu hurtigt og præcist oprette dokumenter uden manuel indtastning af data.
Læs mere om, hvordan Omnidocs Create kan optimere jeres dokumenthåndtering.
